ユーザー情報交換会 in TOKYO 「復活！！事例研究会」

行き先は、4つとは限りません

この4つは、ある1社が採った分け方であって、どの会社にも当てはまる物差しというわけではありません。移行先ベンダーが示したものですので、そこに「残す」という行き先がないのは、資料の欠陥ではなく立場の違いです。
当会はノーツ・ドミノのユーザー会ですので、5つめを足します。⑤残す（移さない）。文書単位・項目単位のアクセス制御、ACLごと複製されるレプリカ、社外にデータを置かずに完結させられる構成。作り直すとなると再現に手間のかかる仕組みが、Notes/Domino にはあります。一方で、設定しだいで守りが効かなくなる箇所もあります。そこも含めて見ます。

残すことを勧める会ではありません。そして、この4つの分け方そのものが自社に当てはまるかどうかも、決まったことではありません。妥当かどうかも含めて、当日は参加されたみなさんで判断します。正解をお配りする会ではありません。

第1部　持っていくものを、どう決めるか

・数千システム・数万DBの棚卸しの進め方
・ビジネスと技術、2つの採点軸
・標準機能／拡張／カスタム／リタイア
・移行中は、新旧が何年も共存する

第2部　捨てたつもりのものは、どこに残るか

・漢字アドレス帳、上長定義、承認ルート
・退職者データは、本体を消しても残る
・外部サービスに渡した名簿
・「移さない」という選択肢

そして当日は、当会自身の事例もご報告します

移した先にも、預けた先にも、古い名簿のコピーは生き残ります。システムを入れ替えても、預け先を変えても、いちばん長生きしたコピーが残っていれば、個人情報はそこに残り続けます。
ところが、この企画を進めている最中の2026年10月、当会自身がそれに遭いました。メール配信に利用していた外部サービスが不正アクセスを受けたのです。会員の名簿を預けていた先でした。
幸い、現時点で会員の皆さまの個人情報の流出は確認されていません。けれども調べていくと、役目を終えたはずの項目が、配信リストにそのまま残っていたことが分かりました。まさに、この研究会で話し合おうとしていたことが、自分たちに起きていたのです。
何が起きて、何が残っていて、何に気づいたのか。事務局から包み隠さずお話しします。他人事では、ありませんでした。

本件の経過は、当会サイトの「メール配信サービスでの個人情報流出の可能性について」第1報〜第4報で公開しています。

1
第1部　仕分けの物差し
2つの軸と4つの行き先

2
第2部　残るデータ
捨てたはずが、どこに残るか

3
当会からの報告
他人事では、なかった

4
自社チェックと討議
自社のDBを棚卸ししてみる

5
全体共有
各グループの気づきと共通の悩み

表面

裏面